IROJ-OVl | Huish. regl.

HUISHOUDELIJK REGLEMENT IROJ-OVl – 27 JUNI 2014

 Art. 1 Benaming en uitgangspunt

Het intersectoraal Regionaal Overleg Jeugdhulp Oost-Vlaanderen (IROJ) stuurt de uitvoering van de doelstellingen, vermeld in art. 8 van het decreet Integrale Jeugdhulp, aan en organiseert hiervoor overleg en samenwerking tussen de jeugdhulpaanbieders en cliëntvertegenwoordigers van de regio. Dit huishoudelijk reglement (HR) regelt de werking van het Intersectoraal Regionaal Overleg Jeugdhulp in de regio Oost-Vlaanderen. Het huishoudelijk reglement vertrekt van het kader goedgekeurd door het Management Comité Integrale Jeugdhulp (MC) en wordt ter bekrachtiging voorgelegd aan het MC.

Art. 2 Samenstelling

  1. Het IROJ OVl bestaat in zijn minimale samenstelling uit de leden zoals voorzien in art. 66 van het decreet IJH en art. 97 van het BvR IJH.
  2. Het IROJ OVl beslist om, buiten de minimale samenstelling, volgende leden toe te voegen:
    1. Een afgevaardigde van de Reflectiegroep Minderjarigen OVl,
    2. Een afgevaardigde van de Reflectiegroep Ouders OVl,
    3. Een afgevaardigde van de Provinciale Afdeling Kind en Gezin OVl
    4. Een vertegenwoordiging/ de voorzitter vanuit de netwerken, in die mate dat deze nog niet vertegenwoordigd zijn binnen het IROJ.
  3. Bijlage 1 omvat de ledenlijst van het IROJ OVl.
  4. Elk effectief lid heeft een plaatsvervanger. Indien een effectief lid verhinderd is, verwittigt hij/zij zijn plaatsvervanger.
  5. Vertegenwoordigers van minderjarigen, ouders, etnisch-culturele minderheden, mensen met een handicap en mensen in armoede, kunnen in tandem deelnemen. De ondersteuner is ook lid van het IROJ.

Elk effectief lid/ tandem van het IROJ heeft één stem, met uitzondering van de vertegenwoordiger van de provincie, van de Vlaamse Gemeenschap, de voorzitter en de ondersteuner(s) van de cliëntvertegenwoordiger(s).

Art. 3 Voorzitterschap

  1. Het IROJ wijst zijn voorzitter aan, met een mandaat voor een periode van drie jaar. Dit mandaat kan worden verlengd.
  2. Het IROJ OVl voorziet dat bij afwezigheid van de voorzitter, deze vervangen wordt door een effectief lid van het IROJ OVl. De leden van het IROJ OVl duiden bij aanvang van de vergadering de plaatsvervanger aan.
  3. Profiel voorzitter:
    1. De voorzitter kan geen personeelslid zijn van de Vlaamse overheid.
    2. De voorzitter stelt zich neutraal op.
    3. Wordt de voorzitter geleverd door het provinciebestuur, een organisatie, een sector of is het een cliëntvertegenwoordiger, dan wordt hij niet als vertegenwoordiger geteld in de Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Afdeling beleidsontwikkeling Team Integrale Jeugdhulp minimale samenstelling van het IROJ. Er kan dan een andere vertegenwoordiger worden aangeduid.
  4. Opdrachten voorzitter:
    1. Aanspreekpunt van het IROJ
    2. Bijeenroepen IROJ, samenstellen agenda en leiden van de vergaderingen
    3. Bewaakt mee de uitvoering van het actieplan
    4. Bewaakt mee, bij relevante agendapunten, de betekenis en/of gevolgen ervan voor cliënten.
    5. Tijdens de vergadering de gelijkwaardigheid van elke deelnemer aan het IROJ bewaken
  5. De voorzitter van het IROJ wordt in zijn taak bijgestaan door de vertegenwoordiger van de Provincie Oost-Vlaanderen en de vertegenwoordiger van de Vlaamse Gemeenschap.

Art. 4 Geldig vergaderen en besluitvorming

§ 1. Geldig vergaderen

Het IROJ OVl kan geldig vergaderen wanneer bij gewone meerderheid, de leden/effectieve leden aanwezig zijn. Indien het quotum niet bereikt wordt, zal de volgende vergadering geldig zijn, ongeacht het quotum.

§ 2. Besluitvorming
  1. Beslissingen kunnen enkel genomen worden als het vereiste aantal leden aanwezig is om geldig te vergaderen.
  2. Bij het nemen van beslissingen wordt maximaal gestreefd naar een consensus.
  3. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter. Om geldig te kunnen beslissen dienen er minimaal 1 vertegenwoordiger per sector aanwezig te zijn en minimaal 2 cliëntvertegenwoordigers. Indien dit quotum niet bereikt wordt, kan een 2de vergadering ingeroepen worden om een consensus te bereiken. Bij gebrek aan consensus kan er overgegaan worden tot stemming. De stemming gebeurt door handopsteking. In geval van beslissen met betrekking tot personen is de stemming geheim. Bij stemming geldt het principe van de twee derde meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Onthoudingen worden niet als een stem beschouwd. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.
  4. Het verslag vermeldt uitdrukkelijk wanneer er stemming geweest is, evenals de uitslag van deze stemming. Ook het standpunt van de minderheid wordt in de verslaggeving opgenomen.

Art. 5 Vergadering

§ 1. Vergaderfrequentie

Het IROJ OVl vergadert 5 maal per kalenderjaar. Het IROJ kan ten allen tijde beslissen om de vergaderfrequentie op te drijven of af te bouwen. Indien de omstandigheden dit vereisen kunnen bijkomende vergaderingen georganiseerd worden of kunnen vergaderingen worden geannuleerd. De data worden voor het hele jaar vastgelegd. Het initiatief tot vergaderen wordt genomen door de voorzitter van het IROJ.

§ 2. Samenstellen van de agenda
  1. De voorzitter stelt, ondersteund door de vertegenwoordiger van de Provincie Oost-Vlaanderen en de vertegenwoordiger van de Vlaamse Gemeenschap, in overleg met de IROJ-leden de agenda van de vergadering samen.
  2. IROJ-leden die een onderwerp besproken willen zien op de vergadering, maken hiervoor de nodige documenten over aan de voorzitter, uiterlijk 15 werkdagen voor de vergadering plaatsvindt.
  3. Indien de omstandigheden dit vereisen, kunnen ook op de vergadering zelf punten toegevoegd worden aan de agenda, mits instemming van de voorzitter, al dan niet met bijhorende documenten, bezorgd door de indiener. Het betreft geen besluitvormende punten, tenzij alle partijen zich akkoord verklaren om hierover een beslissing te nemen.
§ 3. Bijeenroepen van de vergadering
  1. De vertegenwoordiger van de Provincie Oost-Vlaanderen zorgt er voor dat de uitnodigingen voor de vergadering uiterlijk 10 dagen voor de vergadering, elektronisch (of indien gewenst per post) aan de leden verstuurd worden, samen met de agenda en de documenten betreffende de te behandelen agendapunten.
  2. Alle communicatie gebeurt naar zowel de effectieve als de plaatsvervangende leden.

Art. 6 Secretariaat

De vertegenwoordiger van de Provincie Oost-Vlaanderen verzorgt het secretariaat en de ondersteuning van het IROJ. Dit omvat:

  • het opstellen van de agenda, in samenspraak met de voorzitter van het IROJ en de vertegenwoordiger van de Vlaamse Gemeenschap,
  • het uitnodigingen van de deelnemers en versturen van de agenda,
  • het opmaken van het verslag van de vergadering,
  • en het versturen van het verslag van de vergadering.

 Art. 7 opdrachten van het IROJ

  1. Het IROJ OVl voert de opdrachten in art. 65 van het decreet IJH aan de hand van een actieplan. Het kader van het actieplan wordt aangeleverd door het Management Comité. Het regionaal actieplan wordt voor uitvoering goedgekeurd door het Management Comité. Indien wenselijk kan het IROJ OVl zich richten tot een ander IROJ in het kader van een samenwerking voor de uitvoering van de actieplannen. Het IROJ zal in het desbetreffende actieplan aangeven als er besloten wordt om met een ander IROJ samen te werken
  2. Het IROJ draagt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het actieplan.
  3. Het IROJ brengt de effecten in beeld van het nieuwe jeugdhulplandschap. Het IROJ doet een aantal vaststellingen en signaleert haar conclusies en aanbevelingen via rapportages aan het Management Comité. Het Management Comité komt op basis van de rapportages tot besluiten en formuleert aanbevelingen aan de regio’s.
  4. Het IROJ OVl zal werken met de vaste netwerken jeugdhulp opgedeeld volgens kiesarrondissement en een provinciaal crisisnetwerk. Daarnaast kan het IROJ OVl thematische werkgroepen oprichten in het kader van de uitvoering van de opdrachten. (bijlage 2 organogram IROJ OVl)
  5. Om de gebruikersparticipatie te realiseren zijn de cliëntvertegenwoordigers de bevoorrechte partners voor de inbreng van het cliëntperspectief. De cliëntvertegenwoordigers worden ondersteund door een medewerker van de Vlaamse Gemeenschap bij het voorbereiden en realiseren van hun opdracht. Het is de verantwoordelijkheid van alle leden van het IROJ om het perspectief van de cliënten van jeugdhulpverlening in te brengen in de debatten en besluiten van het IROJ. De leden brengen waar mogelijk resultaten van tevredenheidsmetingen, ervaringen van cliënten, terugkoppeling van gebruikersgroepen of ander bronmateriaal waaruit het cliëntperspectief spreekt in.
  6. Het IROJ OVl behoudt de mogelijkheid om zelf acties te bepalen, volgend uit de noden van de regio

 Art. 8 Duur mandaat IROJ

Het mandaat van het IROJ OVl start op 01/03/2014 en loopt af op 28/02/2017. Dit mandaat kan verlengd worden.

 Art. 9 Vervanging van leden tijdens de duur van het mandaat van het IROJ

  1. Bij afwezigheid van de effectieve leden vanuit de sectoren, hebben de koepels voorzien in vervanging.
  2. Bij afwezigheid van cliëntvertegenwoordigers voorziet de organisatie die een vertegenwoordiger afvaardigde, in eerste instantie in vervanging.
  3. Indien de plaatsvervanger eveneens verhinderd is, verontschuldigt de plaatsvervanger zich bij de secretaris.

Het IROJ OVl kan ten allen tijde beslissen om het huishoudelijk reglement aan te passen.

 
Bijlagen:
  1. De ledenlijst van het IROJ OVl
  2. Het organogram van het IROJ OVl
  3. Het actieplan 1 van het IROJ OVl

Opgemaakt door IROJ Oost-Vlaanderen op datum 27 juni 2014.

Overgemaakt aan het Management Comité IJH op datum 08 september 2014.

Goedgekeurd door Management Comité IJH op datum .

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Vul de CAPTCHA code in. * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.