R. op een zorgvuldig dossier

Elke minderjarige die hulp krijgt, heeft recht op een zorgvuldig bijgehouden en veilig bewaard dossier. Het dossier wordt samengesteld door de hulpverlener(s). Het is een werkinstrument. Wie met de hulpverlening te maken heeft – de minderjarige, zijn ouders of pleegouders, hulpverleners, vertrouwenspersonen die bijstand verlenen – mag altijd weten wat er met het dossier gebeurt.
Zij hebben recht op duidelijkheid over:

  • welke informatie in het dossier komt;
  • wat ermee gedaan wordt;
  • waar en hoelang het dossier bewaard wordt;
  • wie toegang heeft tot het dossier;
  • wie het gehele dossier of delen ervan mag inkijken;
  • hoe de hulpverleners onderling informatie uitwisselen.

  • In het dossier kunnen gegevens staan over

    • de minderjarige zelf;
    • de hulp die hij krijgt;
    • zijn gezin;
    • andere mensen die in het dossier betrokken zijn.

    Toepassingen:

    • In het dossier van een minderjarige in een pleeggezin, staat ook informatie over zijn gezin, de pleegouders en de omgangsregeling.
    • Voor de toegangspoort een beslissing neemt over de beste hulpverlening, verzamelt een consulent gegevens over de minderjarige, zijn gezin, zijn school of zijn werk, de rest van zijn omgeving en over de hulp die hij vroeger al kreeg.

    De hulpverleners mogen in het dossier enkel gegevens opnemen die van belang zijn voor de hulpverlening. Verouderde gegevens en alles wat niet meer belangrijk is, moeten worden verwijderd.

    Iedereen die in het dossier voorkomt, heeft het recht om zijn gegevens te laten verbeteren. Zo kan een minderjarige altijd aan de hulpverlener vragen om zijn dossier bij te werken en heeft hij ook het recht om zelf dingen toe te voegen.

    Vaak bevat een dossier ook gegevens over de gezondheid van de minderjarige. Die worden doorgegeven of genoteerd door een dokter, een psychiater of een hulpverlener in de gezondheidszorg. Die gegevens worden apart bijgehouden. Zij vallen onder de wet Patiëntenrechten.

  • Iedereen die in een dossier vermeld wordt, heeft toegang tot dat dossier. Omwille van de privacy is er enkel toegang tot de eigen gegevens, en niet
    tot de gegevens over anderen.

    • Een minderjarige heeft altijd het recht om te weten wat in zijn dossier staat. Als hij bekwaam is, krijgt hij zelf toegang tot het dossier. Is hij niet bekwaam dan krijgen zijn ouders toegang. Indien hij toegang vraagt tot zijn dossier, moet de hulpverlener daar binnen de vijftien dagen voor zorgen. De minderjarige heeft hierbij recht op informatie over zichzelf, én over zichzelf in relatie tot de mensen uit zijn context (= zijn directe omgeving).
    • De ouders hebben altijd het recht om het dossier in te zien van hun kind als dat niet bekwaam is. Zij hebben hierbij recht op informatie over hun minderjarige kind, én over hun minderjarige kind in relatie tot zichzelf. Ouders hebben dus in tegenstelling tot de minderjarige geen recht op toegang tot informatie over de minderjarige in relatie tot andere mensen uit de directe omgeving. Indien ouders toegang vragen tot het dossier van hun kind, moet dat binnen de vijftien dagen mogelijk zijn. Bij een belangenconflict kan het toegangsrecht van de ouders vervallen. Dan krijgt de vertrouwenspersoon van de minderjarige toegang tot het dossier in hun plaats. Ook wanneer hun kind bekwaam is, hebben ouders in principe geen toegang tot het dossier behalve wat betreft de gegevens over henzelf.
    • Hulpverleners die het dossier samenstellen en de minderjarige begeleiden, hebben altijd toegang tot het hele dossier.
    • Zoals gezegd heeft iedereen die vermeld wordt in het dossier steeds recht op toegang tot zijn eigen gegevens.

    Voorbeelden:

    • De 15-jarige Jeroen woont in een nieuw samengesteld gezin en heeft elke maand contact met zijn vader in een bezoekruimte van het CAW. Sinds zijn moeder een nieuwe echtgenoot heeft die samen met zijn 2 jonge zoontjes inwoont bij Jeroen en zijn moeder zijn er heel wat conflicten thuis. Wanneer Jeroen zijn dossier wil inkijken in de bezoekruimte heeft hij, omdat hij bekwaam is, toegang tot informatie over zichzelf, én over zichzelf in relatie met zijn beide ouders, zijn stiefvader, én zijn 2 stiefbroers. Zowel de beide ouders van Jeroen, als de stiefvader van Jeroen hebben enkel toegang tot de informatie over zichzelf.
    • De 9-jarige Katrijn verblijft tijdelijk in een CKG omdat haar mama de zorg over Katrijn even niet aankan. De papa van Katrijn wil graag dat Katrijn bij hem en zijn moeder komt wonen, en wil meer informatie over de situatie van Katrijn bij haar mama om deze eventueel te gebruiken in zijn rechtszaak m.b.t. de verblijfsregeling van Katrijn. Katrijn kan haar dossier niet zelf inkijken omdat ze onbekwaam is. De papa van Katrijn kan, als wettelijke vertegenwoordiger van Katrijn, haar dossier inkijken in haar plaats. Hij heeft hierbij enkel recht op informatie over Katrijn, en over Katrijn in relatie tot zichzelf. Hij heeft geen recht op informatie over Katrijn in relatie tot haar mama. Voor de mama van Katrijn geldt hetzelfde: zij kan informatie bekijken over Katrijn, en over Katrijn in relatie tot zichzelf. De grootmoeder van Katrijn heeft enkel toegang tot haar eigen gegevens.

  • De ‘wet op de Privacy’ bepaalt dat iedereen altijd het recht heeft om te weten wat er over hem geschreven is. Iedereen heeft dus ‘toegang’ tot zijn gegevens in een dossier. Dat betekent niet dat iedereen zomaar het volledige dossier mag lezen, of er een kopie van krijgt of er mag naar kijken op een computerscherm. Niet iedereen heeft immers altijd recht op ‘inzage’ in zijn dossier.
    De hulpverlener bepaalt hoe iemand toegang krijgt tot het dossier.

    • Wie volledige of gedeeltelijk inzage krijgt in het dossier, kan de stukken zelf lezen.
    • Voor wie wel toegang heeft tot het dossier maar niet alles zelf mag inkijken, maakt de hulpverlener een selectie van de gegevens. Hij licht ze dan mondeling toe of bezorgt ze in een schriftelijke samenvatting (= een rapport).
    • Ouders en minderjarigen die bekwaam zijn, mogen hun medische gegevens lezen. Ze hebben echter geen inzage in de persoonlijke notities van de dokter. Een andere dokter mag dat wel en kan de ouders en de minderjarigen toelichting geven.

    Een minderjarige mag altijd een kopie vragen van de stukken in zijn dossier die voor hem ter inzage zijn. Als hij niet bekwaam is om zijn dossier in te kijken, dan mogen de ouders dat in zijn plaats. Ze mogen echter enkel de gegevens over het kind en over zichzelf inkijken. De gegevens over andere personen zijn vertrouwelijk.

    Een voorbeeld:

    • Een koppel is aan het scheiden en er is onenigheid over de omgangsregeling van hun tienjarige zoon. Beide ouders mogen het dossier van hun kind inzien, maar enkel hun eigen deel. Als de vader bijvoorbeeld zou vernemen dat er hevige ruzies zijn tussen de moeder en het kind, bestaat het risico dat hij dat gaat misbruiken in de vechtscheiding.

    Bij een conflict tussen ouders en kinderen krijgt de vertrouwenspersoon van de minderjarige het recht om het dossier in te kijken in de plaats van de ouders. Hij kan dat ook als de ouders hun recht niet uitoefenen, bijvoorbeeld omdat ze in een psychiatrische instelling zitten, in de gevangenis of in het buitenland.

  • Een vrederechter of een jeugdrechter kan een minderjarige doorverwijzen naar de hulpverlening. In dat geval zijn er twee dossiers: het dossier van de hulpverlening en het gerechtelijk dossier. Ook de stukken van de sociale dienst bij de jeugdrechtbank horen daarbij.

    Gerechtelijke dossiers volgen hun eigen regels. De wet op de Jeugdbescherming kent alle betrokken partijen het recht toe om het gerechtelijk dossier van de minderjarige in te zien.

    De stukken over de persoonlijkheid en het milieu van de betrokken minderjarige, zijn enkel ter inzage voor de advocaat en voor de ouders. De overige stukken, bijvoorbeeld de processen-verbaal, mag de minderjarige zelf bekijken, ongeacht zijn leeftijd.

Deze pagina is laatst bijgewerkt op 22/07/2016.
Info naar de overheidsbrochure 'De rechten van kinderen in de integrale jeugdhulp'(02/2014).